| 客户面临的挑战

某制造业客户的人事部门过去将人事档案都以纸质形式保存,每名员工都有一本档案册,收录包括简历、证书、录用通知书、用工合同等资料。由于全球总部业务数字化转型的催化,以及出于人事档案的管理便利性,该企业计划将人事资料以电子化格式,上传至统一的线上平台。但是由于种种客观因素,在人事档案电子化的实施过程中,项目组遭遇多重阻力。

项目初期阶段,客户企业指派 2 名实习生,试图通过手动处理归档任务。上万份的文档总量和繁琐的归档流程给员工造成巨大的压力。每份文件都需要在扫描后逐一打开查看文件,并以“姓名 _ 员工号 _ 部门”的格式手动重命名文档,再根据文档类型归档到对应的文件夹,最后进行人工校验。经过一段时间的测试,项目组发现距离完成仍遥遥无期。管理层从综合成本和项目质量的角度充分考量,决定引入自动化工作流替代重复性的人工操作。

挑战1

员工的档案文件数量庞大
归档耗费大量人力成本

挑战2

逐一手动归档流程长
耗时费力

挑战3

人工重命名效率低下
错误率较高

| 我们提供的解决方案

定制简洁易用的面板操作,打造行云流水的扫描归档工作流:

  • 输入员工号,快速匹配对应的员工。(与企业内部数据库深度融合,支持模糊搜索)
  • 借助索引表单功能,在复合机面板上添加可视化的操作按钮,从而可以便捷选择对应的文件类型。
  • 扫描文件后,Letou将自动根据规则重命名文档,并转化为可搜索PDF,自动归档至指定的网络/本地文件夹。
  • 如有新员工入职或员工离职,人事专员无需每次在服务器数据库中新建或删除员工信息,通过复合机面板即可操作。
  • 如需查询相关人员的档案资料,也可通过可搜索 PDF 文件随时查阅,显著提升档案管理效率。

| 客户利益

标准化的归档流程,大幅提升工作效率

自动化工作流提高业务效率,减少手动整理分类,降低人工和运营成本;实现纸质文档电子化,帮助业务部门更有效管理与查询文档;降低人工处理失误造成的负面影响,优化业务流程,打通企业内信息传输的瓶颈。

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